Дорогая коллега, ситуация, в которой вы оказались, — это классический пример того, как «тупая» машина (алгоритмы Честного ЗНАКа) и бюрократия (Роспотребнадзор) перекладывают свою неспособность понимать реальность бизнеса на плечи предпринимателя.
Сначала главное: Удостоверяющий центр (УЦ) вам лукавит (или их сотрудники просто не хотят работать). У них нет технической возможности сделать это выборочно в их программе, но в самом личном кабинете Честного ЗНАКа (на сайте) эта функция есть, и она абсолютно бесплатна. Вы можете сделать это сами.
Ниже — подробная пошаговая инструкция, как спасти бизнес, списать старые коды, оставить новые и грамотно «закрыть» вопрос с Роспотребнадзором без штрафов.
1. Почему сработал Индикатор Риска (ИР)?
Система ЧЗ создана технарями, которые думают, что обувь продается так же быстро, как молоко. Алгоритм видит: «Предприниматель взял 5800 кодов в 2020-2021 годах. Прошло 3-4 года, а через кассу пробито только 25%. Значит, он торгует в черную или коды продает налево».
Система не учитывает:
Сезонность и залежалый ассортимент (обувь может лежать годами).
Закрытия магазинов, переезды, пандемию.
То, что коды могли просто физически испортиться (выцечь, отклеиться) за 4 года.
Ваша задача сейчас — не доказывать алгоритму, что он неправ, а юридически и технически зачистить баланс, чтобы выполнить требование инспектора.
2. Какое основание для списания выбрать? (ОЧЕНЬ ВАЖНО)
Ни в коем случае не выбирайте причину «Продажа без кассы» или «Реализация» — это признание в неуплате налогов.
Не выбирайте «Брак товара» — Роспотребнадзор может потребовать акт об уничтожении самой обуви (утилизации).
Ваш идеальный и безопасный вариант: «Утрата КМ» (Кода Маркировки) или «Порча КМ».
Легенда для проверяющих: «Коды были заказаны и распечатаны в 2020-2021 годах. За 4 года хранения, инвентаризаций, переездов и примерок этикетки физически испортились (выцвели, стерлись, отклеились, порвались). Сам товар есть, а коды DataMatrix не читаются сканером и утеряны».
Это абсолютно логично, жизненно и не вызывает вопросов у налоговой.
3. Пошаговая инструкция: Как списать 5000 кодов самостоятельно (Бесплатно)
Вам понадобится компьютер, Excel и доступ в ЛК Честного ЗНАКа.
Шаг 1. Выгрузка всех кодов, которые сейчас на балансе
Зайдите в ЛК Честного ЗНАКа.
Перейдите в раздел «Товары» -> «Остатки» (или «Коды маркировки» -> «В обороте»).
Настройте фильтры, чтобы показать все ваши обувные остатки.
Нажмите кнопку «Экспорт» (Выгрузить в Excel / CSV).
Откройте скачанный файл в Excel.
Шаг 2. Фильтрация (Отделяем старые от новых)
В Excel отсортируйте таблицу по дате эмиссии (заказа кодов) или по наименованию товара/GTIN, если вы помните, какие модели старые, а какие новые.
Удалите из таблицы те 1300 строк (кодов), которые вы хотите оставить (новые, с подробным описанием).
В таблице должны остаться только те ~5000 строк (кодов), которые вы хотите списать.
Сохраните этот очищенный файл в формате
.csv
или
.xlsx
(ЧЗ принимает оба, но CSV надежнее для загрузки шаблонов).
Шаг 3. Создание документа на списание в ЧЗ
В ЛК ЧЗ перейдите в раздел «Документы» -> «Создать» -> «Вывод из оборота».
Причина выбытия: выберите «Утрата КМ» или «Порча КМ» (в разных товарных группах формулировка может слегка отличаться, суть одна — порча самого стикера).
Способ добавления кодов: выберите «Загрузить из файла» (или «Импорт из CSV/Excel»).
Загрузите ваш подготовленный файл с 5000 кодов.
Система проверит файл. Если все коды принадлежат вам и находятся в статусе «В обороте», документ сформируется.
Подпишите документ вашей УКЭП (электронной подписью) и отправьте в систему.
Всё. Через несколько минут 5000 кодов исчезнут с вашего баланса. УЦ не нужен, 5000 рублей вы сэкономили.
4. Юридическая защита: Акт списания (Обязательно!)
Чтобы к вам не пришла ФНС с вопросом «Куда делся товар на 5 миллионов рублей?», вы должны оформить внутреннюю бумагу. Это ваш щит.
Составьте Акт об утрате/порче кодов маркировки в свободной форме (в 2-х экземплярах).
Шаблон Акта:
ИП [Ваше ФИО]
АКТ № [номер] об утрате и порче средств идентификации (кодов маркировки)
г. [Ваш город] | Дата: [Текущая дата]
Мною, ИП [ФИО], в лице комиссии в составе:
Председатель комиссии: [Ваше ФИО]
Член комиссии: [ФИО сотрудника, бухгалтера или родственника]
составлен настоящий акт о нижеследующем:В результате проведения инвентаризации остатков обувной продукции, а также в связи с длительным сроком хранения (с 2020 по 2024 гг.), воздействием внешней среды, механическим износом при транспортировке и примерках, выявлена физическая нечитаемость, утрата и порча этикеток с кодами маркировки (DataMatrix) на партию товара.
В связи с невозможностью дальнейшего считывания кодов сканирующим оборудованием и их утратой, комиссия постановляет:
Списать с баланса в системе ГИС МТ «Честный ЗНАК» [Количество] кодов маркировки по причине «Утрата/Порча КМ».
Перечень списываемых кодов маркировки (GTIN и серийные номера) приведен в Приложении №1 к настоящему Акту (распечатка из Excel на [кол-во] листах).
Сам товар (обувь) находится на складе/в зале, физически не утрачен, но подлежит перемаркировке в случае планируемой продажи.
Подписи членов комиссии: _______ / _______
Что сделать с Актом:
Распечатайте его.
Подпишите.
Приложите к нему распечатку таблицы из Excel с этими 5000 кодов.
Положите в вашу «Папку предпринимателя». Храните 3 года.
5. Как ответить Роспотребнадзору
Когда вы нажмете кнопку «Вывод из оборота» в ЧЗ и баланс очистится, вам нужно отчитаться перед инспектором, который дал вам месяц.
Напишите им официальное письмо (через ЛК ведомства, по почте с описью или отнесите лично под отметку о вручении):
В Межрегиональное управление Роспотребнадзора...
От ИП [ФИО], ИНН [номер]
Ответ на требование (или пояснение по Индикатору Риска)
В ответ на Ваше требование о списании неактуальных кодов маркировки обуви сообщаю следующее:
Мною проведена полная инвентаризация остатков и средств идентификации. Выявлено, что значительная часть кодов, заказанных в период 2020-2021 гг., пришла в физическую негодность (выцветание, стирание, утрата этикеток) за давностью лет и в результате хозяйственной деятельности.
Во исполнение Ваших рекомендаций и в целях актуализации данных в ГИС МТ «Честный ЗНАК», мною осуществлен вывод из оборота [Точное число] кодов маркировки по причине «Утрата/Порча КМ».
Документ «Вывод из оборота» № [Номер документа из ЧЗ] от [Дата] успешно отправлен в систему.
Внутренний Акт списания кодов маркировки № [Номер] от [Дата] составлен и хранится в документации ИП.
Актуальный остаток кодов маркировки, соответствующий фактическому наличию товара, готового к реализации, составляет [1300] единиц.
Приложение: Скриншот из ЛК ЧЗ о статусе документа «Вывод из оборота».
Дата, Подпись
Резюме и поддержка
Не паникуйте. Индикатор риска — это не штраф и не приговор. Это «желтая карточка» от робота. Вы ее получили, потому что система несовершенна.
Не платите УЦ 5000 рублей. Они пользуются вашей неосведомленностью. В веб-версии ЧЗ массовое списание через Excel-файл делается за 15 минут.
Сделайте всё по шагам: Excel -> Акт на бумаге -> Кнопка в ЧЗ -> Письмо в Роспотребнадзор.
Что делать с самой обувью? Если эта обувь с утерянными кодами всё еще стоит на полках и вы планируете ее продавать, по закону ее нужно перемаркировать (заказать новые коды как на «Остатки» или как на новый товар, распечатать и наклеить). Если вы ее продавать не будете (или это неликвид) — просто храните ее или распродавайте как есть, но без пробития маркировки на кассе (просто как обычный немаркируемый товар по номенклатуре, если это допускается для старых остатков, либо утизируйте). Но это уже вопрос кассовой дисциплины, а не баланса ЧЗ.
Вы справитесь. Система давит на тех, кто не знает своих прав и технических возможностей. Теперь вы знаете, как обойти эту бюрократическую машину. Если на каком-то шаге в интерфейсе ЧЗ что-то пойдет не так (кнопки иногда меняют места) — пишите, мы разберем интерфейс детально.